Come organizzare un Workshop di successo


workshop creativo
La parola Workshop è spesso utilizzata impropriamente per descrivere qualsiasi evento o seminario in cui ci sia semplicemente uno spazio di incontro o di discussione tra i  relatori e il pubblico. Ma cos'è un Workshop? Il significato della parola Workshop è "laboratorio" e per estensione descrive anche le attività che possono essere assimilate a processi di produzione creativa, ovvero un evento in cui gruppi di lavoro (ad esempio relatori e pubblico, professori e studenti, oppure tutor e professionisti) dialogano a stretto contatto, gomito a gomito, realizzando insieme qualcosa di tangibile. Questo risultato tangibile può essere un oggetto, ma può anche essere un idea, una strategia, una dichiarazione di intenti, un manifesto. Quello che distingue un workshop da un comune seminario è la partecipazione attiva di tutti i partecipanti all'evento e la produzione di un risultato finale, materiale o immateriale. Per realizzare un Workshop di successo si deve quindi prima di tutto prendere atto del fatto che non si tratta di organizzare delle discussioni tra un palco e una platea, ma di riunire attorno ad un tavolo, reale o virtuale, tutti i protagonisti dell'evento stesso.

Identifichiamo i punti principali necessari per organizzare un Workshop:
1. Definire un tema di discussione: ad esempio design, marketing, gestione aziendale, oppure fotografia, cucito, cosmetica, le possibilità sono pressoché infinite.
2. Definire il risultato che ci attendiamo dal Workshop: ad esempio una nuova idea di prodotto, delle nuove idee di comunicazione, oppure idee di modifiche a processi aziendali strategici.
3. Definire quale tipologia di tutor guiderà il gruppo di lavoro: ad esempio un designer di comprovata esperienza, un blogger affermato, oppure un consulente aziendale specializzato.
4. Definire il gruppo di lavoro: ad esempio un focus group di clienti, dipendenti, collaboratori, oppure appassionati liberamente iscritti all'evento. Per la buona riuscita del Workshop è consigliabile selezionare gruppi di lavoro che garantiscano sia caratteri omogenei (semplificano la gestione del Workshop) sia eterogenei (danno valore aggiunto alla contaminazione creativa). Si possono ad esempio selezionare gruppi composti da fasce di età omogenee ed esperienze lavorative eterogenee, oppure al contrario figure professionali similari ed età differenti.
5. Definire le risorse a disposizione: ad esempio il budget per la gestione dell'evento, le dimensioni numeriche dei gruppi di lavoro e la gestione degli stessi con uno o più tutor con esperienza specifica.
6. Definire gli spazi e gli strumenti: ad esempio spazio fisico o spazio virtuale? Strumenti analogici o digitali? Un workshop ha bisogno di uno spazio adeguato e ha bisogno di strumenti definiti. Si può ad esempio organizzare un workshop in una sala riunioni o in un magazzino, oppure in uno spazio virtuale online, utilizzando strumenti di lavoro analogici (carta, penna, forbici, colla ecc.) oppure digitali (computer, connessione al web ecc.). L'importante è che il luogo e gli strumenti che saranno a disposizione per il workshop siano ben chiari e definiti.

Una volta identificati i punti principali per organizzare un Workshop, è necessario definire le strategie per comunicare l'evento con efficacia. Il progetto di comunicazione deve essere quindi:
1. Distintivo: un Workshop ben organizzato, con un reale coinvolgimento dei partecipanti, si differenzia sensibilmente da un qualsiasi seminario o conferenza (anche se in molti casi seminari e conferenze tradizionali vengono "venduti" come Workshop). E' essenziale comunicare quindi in maniera efficace l'elemento distintivo di un Workshop, ovvero la partecipazione attiva all'evento e l'esperienza immersiva che questo coinvolgimento diretto può offrire.
2. Mirato: la comunicazione dell'evento deve essere realizzata pensando attentamente ai destinatari del messaggio e alla tipologia di partecipanti che desideriamo coinvolgere per un risultato efficace dell'evento che soddisfi sia i partecipanti, sia gli organizzatori.
3. Emozionale: la comunicazione dell'evento deve definire uno storytelling capace di raccontare il progetto intercettando le emozioni dei possibili partecipanti. Il coinvolgimento di uno o più tutor di prestigio e la possibilità di lavorare al loro fianco ad un progetto di breve durata ma di intensa collaborazione è una delle possibili linee guida di comunicazione, come anche il coinvolgimento di marchi o aziende sponsor, oppure la possibilità di veder pubblicato il risultato del workshop su magazine di settore.

Un aspetto spesso trascurato in queste occasioni è la tutela del copyright e la gestione delle informazioni necessarie al progetto o delle idee scaturite nel corso del Workshop. Va assolutamente definito con chiarezza se il risultato del workshop, materiale o immateriale, sia di proprietà intellettuale esclusiva degli organizzatori o degli sponsor del progetto (se il workshop ha quindi uno scopo di ricerca) o se l'attività del workshop ha carattere esplorativo (se il workshop ha lo scopo di identificare nuovi percorsi creativi). Nel primo caso i partecipanti dovranno essere informati degli aspetti di riservatezza dell'evento e dovranno essere raccolte dichiarazioni di non divulgazione per preservare l'integrità del progetto. Nel secondo caso dovranno essere informati i partecipanti della natura esplorativa dell'evento, stimolando le possibilità di condivisione con l'esterno, mettendo ad esempio a disposizione una rete wi-fi o definendo una lista di hashtag consigliati per raccontare il workshop nel web.

Organizzare un Workshop di successo può sembrare faticoso e complesso se paragonato ad un tradizionale seminario, ma gli elementi partecipativi che caratterizzano questa tipologia di evento possono dare grandi soddisfazioni e risultati tangibili che nessun seminario potrà eguagliare.
Attenzione! Molto spesso per organizzare un Workshop di successo la quantità è nemica della qualità. Per ottenere un risultato efficace è preferibile investire tempo ed energie nella precisa definizione dei sei punti fondamentali, selezionando di conseguenza un gruppo di lavoro ridotto ma creativo, un ambiente adeguato al progetto e strumenti di lavoro mirati al raggiungimento del risultato.



Per maggiori informazioni o consulenze: abitudini@gmail.com

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